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Airtable: Di adiós a las hojas de cálculo para gestionar datos

Airtable es una herramienta online para crear y compartir base de datos rápidamente, con aspecto y funcionalidades rápidas de implementar propias de hoja de cálculo.

¿Qué es Airtable?

Airtable es una herramienta online, con una curva de aprendizaje rápida, con la cual podrás crear y gestionar bases de datos de forma muy sencilla y amigable.

Su interfaz muy similar a una hoja de cálculo te permitirá desde el minuto uno empezar a crear la solución a tus necesidades. Podrás crear un entorno de gestión de datos sin programar una sola línea.

Airtable

¿Cómo funciona Airtable?

Al ser una herramienta colaborativa en la nube, el acceso y gestión de los usuarios simultáneos se convierte en una tarea sencilla.

Nos ofrece todas las ventajas de un sistema de gestión de Base de datos, como las características de una base de datos relacional (relaciones entre tablas, validación de datos.. ), creación de consultas con filtros personalizados, compartir las vistas creadas, tipos de datos más potentes, y múltiples ventajas que nos va permitir crear de una forma visual desarrollar nuestras ideas.

Dentro de nuestra estructura organizativa, esta herramienta, nos ayudará  a empoderar los diferentes departamentos y de esta forma nos va a permitir entre varios puntos:

  • Desplegar necesidades temporales y de rápida creación por usuarios del propio departamento.
  • Definir y validar una estructura de datos para el futuro despliegue por parte del departamento tecnológico.
  • Validar una idea antes de iniciarla y programarla por parte del departamento de desarrollo.

Para ver su funcionamiento, vamos a crear una solución que te servirá para la gestión de proyectos de una forma básica, y que cuando te familiarices más con la herramienta podrás incorporar muchas más funcionalidades.

Lo primero que tendremos de hacer es crear una cuenta, y accederemos a través del link, https://airtable.com/, y pulsamos en la esquina superior opción: Sign up.

Podemos registrarnos de diferentes formas, con una cuenta de Gmail el registro será más sencillo, y podremos acceder a opciones asociadas a los recursos incorporados con una cuenta Google. Seguiremos los pasos indicados para crear el entorno de trabajo.

Caso Práctico

Comenzaremos definiendo la estructura de las tablas, y creándolas en Airtable. Tipos de campos

Proyectos

  • Nombre del proyecto: Nombre del proyecto (Tipo: Single line text)
  • Departamento: Áreas de asignación al proyecto (Tipo: Desplegable Single Select). Opciones: Administración, Comercial, Depart. Personas, Compras, Marketing, Tecnología
  • Fecha inicio: Tipo Date
  • Fecha fin: Tipo Date
  • Estado: El estado del proyecto (Tipo: Desplegable Single Select). Opciones: Abierto, Cerrado

Tareas

  • Id Tarea: Identificador único para cada tarea (Tipo: Autonumber)
  • Título tarea: Descripción corta de la tarea (Tipo: Single Line)
  • Descripción tarea: Descripción de la tarea en más detalle (Tipo: Long text)
  • Categoría: Indicamos la categoría que hemos definido en la estructura. (Tipo: Desplegable Single Select). Opciones: Desarrollo, Diseño, Investigación, Reunión.
  • Prioridad: Indicamos la prioridad de la tarea (Tipo: Desplegable Single Select). Opciones: Normal, Urgente
  • Estado: Definimos el estado de la tarea (Tipo: Desplegable Single Select). Opciones: Sin empezar, En Curso, En revisión, Completada
  • Fecha Inicio: Tipo Date
  • Fecha Fin: Tipo Date
  • Documentación: Nos permitirá anexar documentación relativa a la tarea. (Tipo: Attachment)
  • Asignado: Podemos asignar diferentes usuarios en la base de datos, los cuales podemos asignar a cada tarea. (Tipo: User)

Ahora lo que haremos es crear un campo que vincule nuestras tareas con el proyecto que le corresponda. Para ello utilizaremos el tipo de campo Link to another record, que nos permitirá enlazar las dos tablas creadas.

Fijaros que en la tabla de Proyectos se ha creado de manera equivalente a un campo, llamado Tareas, con todas las tareas que tiene asignado el proyecto.Airtable - Link to another record

Airtable nos permite crear vistas personalizadas de los datos, y son muy útiles para la agrupación de datos por diferentes campos de nuestras tablas.

También verás que crear una vista de galería, kanba, o calendario, es tan simple como hacer unos clics, con lo que nos muestra uno de los potenciales de esta herramienta.

A continuación crearemos las siguientes vistas, que nos va a llevar menos de 2 minutos:

  • Tareas por proyecto: Agrupada por proyecto y subagrupada por estado
  • Tareas por persona: Agrupada por asignación a persona, subagrupada por prioridad-proyecto, y filtrada por el estado no completadas.
  • Calendario de inicio de tareas.
  • Formato ficha de estado de tareas. Observar lo fácil que es cambiar de estado solo arrastrando la tarea.
  • Estado del proyecto.

Siempre que creamos vistas, tenemos las opciones de ocultar, filtrar, agrupar , ordenar campos para personalizar más el resultado.

Como no podía faltar, también disponemos del tipo de campo «Fórmula», el cual nos permitirá utilizar el gran abanico de fórmulas que dispone, como si de una hoja de cálculo se tratase. A continuación os dejo un ejemplo de la creación de un campo que nos muestra a nivel gráfico si hemos superado la fecha de finalización de la tarea.

Llegado a este punto, ya tenemos nuestra base de datos para la gestión de tareas, y las diferentes vistas para mejor visualización de los datos.

Conclusión

Hemos podido comprobar con este ejemplo practico la interfaz de la aplicación y lo sencillo que resulta realizar cada acción gracias a su entorno gráfico. Lo visto es una pequeñísima parte del potencial que podemos extraer con todo el resto de funcionalidades que nos ofrece, en la que podemos destacar:

La finalidad es daros a  conocer esta herramienta, que os cree curiosidad y os invito a poder explorar Airtable, crear todo tipo de soluciones que necesitéis, porque el límite de posibilidades lo pones tú.

¿Te atreves?